SISTEM INFORMASI PENDATAAN SURAT PADA INSTANSI PEMERINTAHAN

Abstract

Sebuah instansi membutuhkan sistem informasi yang dapat membantu dalam pengelolaan surat. Pengelolaan surat di instansi yang menggunakan manual sering terjadi kesalahan dalam penyimpanan data surat dan pencarian surat. Sistem informasi surat masuk dan surat keluar ini sangat diperlukan, selain untuk pengelolaan surat juga diperlukan untuk membuat surat agar lebih cepat dan efisien. Sistem informasi surat masuk dan surat keluar ini bertujuan mengubah cara penyimpanan surat secara hardfile menjadi arsip surat berwujud softfile. Sistem informasi surat masuk dan keluar ini memberikan kontribusi baik bagi instansi. Tahapan perancangan yang digunakan meliputi perancangan context diagram, data flow diagram, entity relationship diagram, dan database table. Implementasi sistem informasi surat masuk dan keluar menampilkan tampilan antar muka, yaitu : antar muka semua user dan antar muka administrator. Sistem informasi surat masuk dan keluar dapat membuat surat keluar lebih cepat dan efisien, memasukkan data surat masuk . Memberikan sarana penyimpanan arsip surat, sehingga dapat terkelola dengan baik. Sistem informasi surat masuk dan surat keluar di BAPPEDA(Badan Perencanaan Pembangunan Daerah) Aceh Tamiang masih sederhana dan manual (Tulis tangan) . Jadi untuk mencari data surat yang sudah pernah masuk dan keluar pada perusahaan menjadi lambat, di karenakan pencarian di lakukan secara manual serta data surat semuanya di tulis dalam buku sehingga tidak mempunyai backup data apabila buku tersebut hilang. Oleh sebab itu penulis mencoba merancang sebuah sistem informasi surat masuk dan surat keluar di BAPPEDA(Badan Perencanaan Pembangunan Daerah) Aceh Tamiang untuk mengurangi kesalahan yang mungkin terjadi pada saat bekerja dan juga dapat memberikan informasi secara komputerisasi sehingga lebih efektif dan efisien .